• 登陆系统之后，出现的即是发送传真界面，如下图。

• 用户在传真号码编辑框中输入所要发送的号码（多个号码以英文分号隔开，如果号码中有分机号，则用“-”号隔开），如“02133333333;075566666666-01”。如果需要群发，则点击“添加”按钮，会跳出如下对话框
  
     
  
   用户在上面界面中，可选择添加地址本（在此之前，需先从“地址本管理”中导入地址本，详情请参考“地址本管理及使用”），也可从相应地址本中选择添加被叫号，选择相关的收件人进行发送。
  
  

• 主题主要方便用户记忆，可填可不填。
  
  

• 优先级分为“优先”和“普通”。如果是单发传真，则选“普通”即可，因为系统会自动优先发送单份的传真；如果是群发传真，选“优先”则不会排队等待发送，而是立即发送。优先级的费用在原有基础上加10％。
  
  

• 立即发送还是定时发送，是否需要反馈，用户可自行选择。
  
  

• 用户在“添加收件人信息”后打勾之后，即可添加对应的收件人信息，系统会自动在传真文件最上方加上收件人信息。群发时选择的地址本中如果有填写对应的“收件人”和“公司名称”信息，则在“添加收件人信息”后打勾即可，系统会自动在每份传真的最上方加上对应的收件人信息。
  
  

• 从硬盘选择所要发送的传真文件，A2FAX支持多文件同时发送功能，用户最多可选择三个文件，支持的格式有：WORD，EXCEL，PPT，PDF，TIF，GIF，JPG等。
      提示：文档不能有密码加密，对于EXCEL文档为了让图像格式转换不出现问题，建议每一个工作本的打印质量（在文件-->页面设置->打印质量项）都选为200；对于WORD文档，为了让图像格式转换不出现问题，建议左、右边距不超过1.5厘米；对于GIF，JPG等图象文件不支持24色真彩色图像格式的，建议全部转化成TIF格式进行发送。
  
  

• 最后点击发送，系统将分解发送的任务到发件箱中等待发送。如下图所示
     
     
  
  系统支持按照收件人，被叫号码，主题，发送时间，优先级，任务状态等选项对发件箱中的消息进行升序或降序排列，以方便用户进行查询
  
  

• 发送完的消息会自动转到“已发送”，如下图
         
  
  用户可方便地按照发送时间，收件人，被叫号码，主题，发送结果，时长，优先级等信息进行排序，以方便用户查询。
  
  

• 用户选择内容下载，将可查看或保存已发送的传真文件(为TIF文件)。

• 用户选择地址本管理菜单中的“地址本管理”，系统便弹出如下界面。
  
         
  
  
  

• 通过输入地址本号，地址本名称，地址本文件（必须是指定格式的Excel文件），选择导入，系统将自动将Excel文件中的地址本信息导入到系统地址本数据库中。
  
  

• Excel文件的地址本导入必须遵照指定的格式，第一列是商务传真，第二列是商务电话，第三列是移动电话，第四列是邮件地址，第五列是联系人姓名，第六是公司名称，如某列信息不想导入，则必须以空列表示。EXCEL文件中第一行只是用于标注列名，系统不做处理。用户必须按照正确的格式导入地址本，否则可能造成导入的地址本无法工作。
  
  

• 同时用户也可选择修改，删除对已建好的地址本进行管理；选择导出，系统自动将把指定的地址本内容从数据库导出到用户本地机器上的Excel文件。
  
  

• 用户可选择左边工具栏的“综合查询”，出现如下界面
  
     

• 可根据传真号码，手机号码，商务电话，姓名，公司名等信息进行查询，并支持同时从不同地址本中进行查询，并支持模糊查询，从而使用户方便地查询其地址本中某个人的详细信息。

    用户递交了一个作业后，在这个作业没有彻底完成之前，用户可以取消某个任务或作业。取消任务，需要在发件箱中，选择一个或多个发送任务，选择下面的取消按钮，A2FAX将取消这些被选择的任务。如用户在作业查询中，选择相应的作业号，则A2FAX将取消这个作业中的所有未发送任务，取消命令发送后，A2FAX将显示给用户实际被取消的任务。

用户选择作业查询时，系统会弹出如下界面：

   

用户可选择所要查询的起始时间，结束时间，并输入作业号(对于用户每递交一次作业，A2FAX系统会自动产生一个唯一的作业号)或主题，选择所要的排序方法，系统便显示所查到的每份作业的统计结果（包括总份数，成功份数等信息）。缺省情况下，系统显示按发送时间从晚到早的所有作业的发送统计结果；用户单击相应的作业号，系统便会弹出对应作业的发送结果清单，以方便用户方便了解其每份作业的发送详细结果。

用户选择清单查询后，系统便会弹出一段时间内发送消息任务的清单结果，如下图所示：

   

用户可通过选择开始时间，结束时间，输入被叫号码，联系人姓名等信息，方便地查询某些特定任务的发送结果，系统也可支持将详细的清单结果保存到Excel文件中以供统计分析用。

  在作业查询和清单查询的左下角，有一个保存按钮，用户用鼠标右击选择保存到文件，A2FAX将所选择的作业或清单的查询结果，保存到一个Excel文件中，用户可通过这个Excel文件，详细地统计及查看每个任务的发送情况，这个功能对某些群发作业特别有用。

   在作业查询和清单查询中，用户也可通过按照被叫号码，作业号，主题，发送时间，时长等字段来进行排序，可按升序或降序进行排序。

    为了防止A2FAX中系统正在使用的数据量太大，造成系统查询效率太低，操作缓慢等问题，运营商的系统管理员可能每隔一段时间，要对已经发送或收到的消息进行归挡，使当前运行的数据库的效率提高。A2FAX系统提供用户归档查询功能，即使数据已经被归档，用户仍然可以从归档查询中查到，归档查询提供用户作业查询，清单查询，和收件查询等功能，作业查询和清单查询与查询统计一节讲述的一样操作。收件查询主要用于让用户对已经收到的消息也能从归档数据库中查寻，并能按照收件人，主题，接收时间进行查询。

如果用户的角色是虚拟管理员，可以管理其下面的员工子帐号，用户管理下面又有子用户管理和用户查询两个子菜单。点击子用户管理子菜单，用户可看到如下页面：

   

虚拟管理员可通过点击增加，修改，删除等按钮进行对用户的管理，点击增加按钮，便可看到如下页面：

   

虚拟管理员可通过此页面增加子帐号，及输入子帐号信息，以及发送级别等，如本地，国内长途，国际长途等权限信息。

  虚拟管理员也可通过用户查询菜单来查询所发展的子用户（包扩自己）的信息，点击用户查询子菜单，可看到如下界面：

   

虚拟管理员可通过此界面清楚地查询其各子帐号的发送情况，从而有效地管理其员工使用A2FAX的情况。

  用户可选择用户设置菜单，来修改登陆密码，查看自己登记的信息等。

    用户选择用户信息后，系统显示如下界面：

        

    用户可通过此界面获取在运营商处登记或申请的信息，有些信息用户可以自己修改，如移动电话，用户别名，提醒金额等信息，提醒金额主要是用于对预付费用户余额不够（低于该提醒金额临界值）时，系统可以在用户递交作业时，通过WEB对话框的方式来进行提示。如果是预付费帐号，还可显示当前帐号中的余额。

    用户也可通过更改密码菜单来修改自己的登陆密码。

1）A2FAX发送传真有哪些错误结果报告显示，分别表示什么含义？

回答：A2FAX根据通信上的返回值，共有10种结果报告显示：

(1)发送成功：传真被成功发送；        

(2)对方忙：发送时检测到对方忙音；            

(3)无应答：发送时对方没有应答，无人接听  
(4)对方挂断：对方人工应答后，又主动挂断了；

(5)号码错误：被叫号码有误；

(6)无传真音：对方摘机后，一直没有给传真音信号；  
(7)文件有误：用户所递交的文件有误，Doc2Tif无法转换；
(8)对方取消:传真发送在发送的过程中，对方按下了传真机上的停止键；
(9)任务取消：用户递交作业后，又选择了取消该任务；  
(10)号码故障: 当交换机返回的信号，无法判断对方是无人接听还是号码有误，则A2FAX统一为号码故障；

2) A2FAX的地址本格式是怎样的，我在创建地址本时，导入Excel地址本文件时，系统老是报告地址本导入有问题？我的地址本导入能成功，但发现每次导入，系统中都少了一条记录。

回答：Excel文件的地址本导入必须遵照指定的格式，第一列是商务传真，第二列是商务电话，第三列是移动电话，第四列是邮件地址，第五列是联系人姓名，第六是公司姓名，如某列信息不想导入，则必须以空列表示，所以请检查你的EXCEL文件格式是否正确。另外，EXCEL文件中第一行只是用于标注列名，A2FAX系统不做处理,所以可能造成你每次导入时，都少了一条记录，请在你的EXCEL文件的第一行加上标注，或增加一空白行。

3)我在发送传真时，碰到发送权限不够的错误提示，这是为什么？

回答：A2FAX可设置企业发送传真的权限，企业管理员（虚拟管理员）也可设置每个员工发送传真的权限，如本地传真，国内长途，国际长途权限等选项，如你只有本地或国内长途权限，而你选择的地址本或输入的号码中有国际长途号码，A2FAX系统将提示你发送权限不够，所以你可以让你的企业管理员或A2FAX平台管理员修改你的发送权限。

4）我发现在使用A2FAX过程中，有时会出现文件有误的错误报告？

回答：首先检查你所递交的文件是否能用Office工具或PDF Reader能正确地打开，如果发现该文档有问题或递交的文档存在密码等，这都属于正常情况，A2FAX不接受存在密码的文件，另外建议页边距也不能太大，一般希望不低于1.5厘米；另外，图像格式GIF，BMP，JPG等不支持真彩色格式(对这种格式的文件，建议用户扫描成TIF文件进行发送)。这些原因，都可能导致出现文件有误的情况。

5）如何使用A2FAX的地址本，我导入了Excel地址本，递交作业后，发现地址本中原来有0开头的长途电话号码，都不见了，造成我递交的作业无法发送成功。

回答：A2FAX地址本可采用EXCEL文件的格式来进行导入，地址本的每列的格式说明如下：第一列：传真号码，第二列：商务电话，第三列：移动电话，第四列：商务邮箱，第五列：联系人，第六列，公司名称；第一行作为写列名使用，可以为空。在用户第一次使用系统时，我们系统自动生成了一个缺省地址本，用户可以将该地址本导出成一个Excel文件，按照其格式来创建自己的地址本。另外，Excel地址本中填写传真号码这一列，必须将这一列的单元格格式改成文本，否则,输入的第一个0可能被Excel自动截掉,从而造成你长途号码的第一个0不见了的现象。

6）．如何取消已经递交的任务或作业，为什么我的作业按了取消后，但在作业查询里面该作业的任务清单还是显示待发送。

回答：A2FAX对已经递交的发送作业和任务，只要该作业或任务还没有开始发，用户都可以取消发送。用户可以在作业查询中选择相应的作业，点击取消可以取消已递交的作业，也可以在发件箱中，选择相应的任务，也可以取消对应的任务。取消单个任务，系统马上将该任务的状态更新为任务取消；取消某个作业的一批任务，系统不会马上更新对应任务的状态，只有等到该作业在系统的排队系统中处理时，才会更新对应任务的状态。

7）．如何对已经发送的记录进行方便地统计分析？如何对失败的任务进行重发？

回答：A2FAX对已经发送的任务或作业可以方便地进行查询统计，用户可以通过作业查询来获取每份作业的汇总清单及明细清单，也可以通过清单查询来获取某段时间内的发送任务的一个明细清单，在WEB上操作不方便的话，还可以通过在作业查询和清单查询中的保存按钮，保存成Excel文件，到自己的电脑上，通过Excel工具来进行统计分析。对于失败任务的重发，A2FAX系统提供了两种方式：1。在作业查询的下面，有一个重发按钮，点击重发，系统在出现的提示界面中提示选择重发条件，用户选择自己想要的重发条件后，系统将该作业中匹配到的失败任务进行重发；2。在已发送菜单里面，点中某个失败的任务，选择下面的重发按钮，对该失败的单个任务也可进行重发。

8)A2FAX发传真时，对传真号码的格式有何规定，是否需要严格按照国家号+地区号+传真号码来发送？

回答：A2FAX对传真号码可以做智能化的处理，用户输入传真号码时，只需要输入地区号+传真号码，只有发国际传真，才需要加国家代码。例如发送一份传真到上海你只需要输入021XXXXXXXX(XXXX为号码)，如果发送一份传真到香港，则需要输入00852XXXXXXX，完全和你平时打电话所要拨的号码的习惯一致。